後から集計

震災を経験してわかったこと。それは、震災直後には想定外のことが起こること。
回答を設定してからメールを送る手間を解消。まずは連絡。後から集計。
当たり前のようで、当たり前でなかったこと。

展示会に出展した時、他社のシステムをご利用の方から、今使っているシステムで困っている点をお話頂きました。それは、毎年のように担当者が変わる中、年に一度の避難訓練をする度に、一斉メール配信の前に回答を準備しないといけないが、その手順が面倒で結構時間がかかる。本当の非常時に対処できるか?というご心配をされていました。
これは気付かなかったことです。確かに、webでアクセスして回答をするような仕組みの場合は、メール配信の前に回答を準備する必要があります。
一方、メールの送受信だけで回答する場合は、回答を設定しておかなくても、メールは配信できます。集計するために、標準回答は後から設定できても良いはず。
そして、震災直後に想定外のことが起こり、関係者の確認をしなくてはいけないケースが多々あったことは、弊社の体験からも明らかでした。
さて、メール送受信だけで回答するシステムである、「eメッセージ」においても、回答をメール配信の前に準備する必要がありました。それは、メール返信受信時(つまり回答時)に回答の振り分けを行っていたからです。
この振り分けを、回答時ではなく、集計時に行う方式とし、回答はメール配信後に設定できるように、システム改善を行いました。
改善後は、まずは、一斉メール配信、その後、ゆっくり回答設定をすることができます。
なお、回答設定をしない場合は、集計できないだけで、回答を確認することができます。
あるいは、あらかじめ設定した標準回答をデフォルト設定にすることもできます。
非常に便利になりました。

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